গ্রুপ বুকিং সহজ মনে হতে পারে: একটি ফোন কল, এবং অনেক টিকিট। কিন্তু বাস্তবে, এটি তিনটি ভিন্ন ব্যবসার। একজন শিক্ষক, একজন অফিস ব্যবস্থাপক এবং একজন অভিভাবক, যিনি একটি জন্মদিনের পরিকল্পনা করছেন, তাদের প্রত্যেকের আলাদা চাহিদা, ভিন্ন প্রশ্ন এবং ভিন্ন ঝুঁকি নিয়ে উদ্বেগ রয়েছে।
বেশিরভাগ ভুল তখনই ঘটে যখন কোনো স্থান প্রতিটি দলের প্রতি একই আচরণ করে, অথবা যখন অন্যান্য কাজের মধ্যে বুকিংয়ের কাজটি দ্রুত হয়ে যায়। নিচে দেওয়া সমাধানগুলো ছোট এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই সামান্য প্রস্তুতির প্রয়োজন হয়।
প্রথম ভুল: প্রতিটি ধরণের দলের জন্য আলাদা প্রস্তাব।
একটি নির্দিষ্ট মূল্য এবং একটি পৃষ্ঠায় শর্তাবলী দেওয়া হলে, প্রতিটি ক্রেতা তাদের জন্য প্রযোজ্য বিষয়গুলো নিজেরাই নির্ধারণ করতে বাধ্য হন। অনেক ক্রেতা অন্য কোথাও চলে যান।
পরিবর্তে: তিনটি সংক্ষিপ্ত প্রস্তাব লিখুন। স্কুলগুলোর জন্য, প্রথমে শিক্ষার সুযোগ, তত্ত্বাবধানের অনুপাত এবং বিনামূল্যে প্রাপ্তবয়স্কদের স্থানগুলোর কথা উল্লেখ করুন। কোম্পানিগুলোর জন্য, প্রথমে সময়, খাবার এবং একটি ব্যক্তিগত স্থান নিয়ে আলোচনা করুন। জন্মদিনগুলোর জন্য, প্রথমে কী কী অন্তর্ভুক্ত, কতক্ষণ ধরে এটি চলবে এবং কতজন শিশুর জন্য উপযুক্ত, তা উল্লেখ করুন।
দ্বিতীয় ভুল: ক্রেতাকে উত্তর খুঁজে বের করার জন্য তাড়া করা।
সংগঠনকারীরা একটি মাত্র午াচের মধ্যে বেশ কয়েকটি স্থান মূল্যায়ন করে। যে স্থানটি দ্রুত এবং স্পষ্টভাবে তথ্য সরবরাহ করে, সেটি প্রায়শই নির্বাচিত হয়।
পরিবর্তে: একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা উল্লেখ করুন, যেমন পরবর্তী কর্মদিবস, এবং আপনার জিজ্ঞাসার ফর্মটিতে তা উল্লেখ করুন। তারিখ, প্রস্তাবিত সময়সূচী এবং পরবর্তী পদক্ষেপ সহ একটি আদর্শ উত্তর তৈরি করুন। তারপর হাতে-কলমে সংশোধন করুন, যাতে এটি কোনো ফর্মের মতো না লাগে।
ত্রুটি ৩: দিনের নির্দিষ্ট তথ্যের অভাব
"দশটার आसपास পৌঁছান" - এর মানে হল, আপনার দল বুকিংয়ের বিষয়টি নিশ্চিত করার সময়, একটি বাস আপনাকে গেটের কাছে অপেক্ষা করছে।
পরিবর্তে: একটি এক পৃষ্ঠার নিশ্চিতকরণ বার্তা প্রেরণ করুন, যেখানে পৌঁছানোর সময়, কোচ বা গাড়ি পার্কিংয়ের স্থান, প্রবেশের পথ, একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির নাম এবং দিনের জন্য একটি মোবাইল নম্বর উল্লেখ করা থাকবে। এছাড়াও, টয়লেট, লাঞ্চের স্থান এবং খারাপ আবহাওয়ার জন্য একটি বিকল্প পরিকল্পনা যুক্ত করুন। বিশেষ করে শিক্ষক, এটি তাদের সহকর্মী এবং অভিভাবকদের কাছে পাঠাবেন।
ত্রুটি ৩বি: চূড়ান্ত সংখ্যাগুলো শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত স্থগিত রাখা।
দলগুলো ছোট এবং বড় হতে পারে। যদি আপনি শুধুমাত্র আসার সময়, কর্মী, খাবার এবং কার্যকলাপের স্থান সম্পর্কে সঠিক তথ্য জানতে পারেন, তাহলে এতে সমস্যা হতে পারে।
পরিবর্তে: বুকিং করার সময় প্রাথমিক নম্বর এবং চূড়ান্ত নম্বর নির্দিষ্ট সময় আগে, যেমন এক সপ্তাহ আগে চাওয়া উচিত। যদি নম্বরের সংখ্যা কমে যায়, তাহলে কী হবে, তা স্পষ্টভাবে জানান। একটি নমনীয় নিয়ম, যা আপনি বুঝিয়ে বলছেন, একটি কঠোর নিয়ম যা আপনি গোপনে পরিবর্তন করছেন, তার চেয়ে ভালো।
ভুল ৪: আমানত এবং অর্থ লেনদেনের ক্ষেত্রে ভুল পদ্ধতি অবলম্বন করা।
স্কুলগুলির প্রায়শই একটি চালান এবং একটি ক্রয়ের আদেশ প্রয়োজন হয়। কোম্পানিগুলির একটি উপযুক্ত চালান এবং একটি রেফারেন্স প্রয়োজন। অভিভাবকরা একটি সহজ কার্ড পেমেন্টের সুবিধা চান। যদি প্রতিটি ক্ষেত্রে একই পদ্ধতি চাপানো হয়, তবে এতে বিলম্ব হতে পারে।
পরিবর্তে: প্রতিটি গ্রুপের জন্য উপযুক্ত পদ্ধতি প্রস্তাব করুন, এবং কখন অর্থ পরিশোধ করতে হবে তা উল্লেখ করুন। বাতিল করার শর্তগুলি সংক্ষিপ্ত এবং সহজে পাঠযোগ্য করুন, যেখানে অসুস্থতা বা খারাপ আবহাওয়ার কারণে বাতিল করার সুযোগ রাখা হয়েছে।
erreurs ৫: যারা বিল পরিশোধ করছেন না, তাদের কথা ভুলে যাওয়া।
প্রাপ্তবয়স্ক, চালক এবং অতিথিদের, যাদের বিশেষ খাদ্য বা চলাচলের প্রয়োজন, তাদের কথা প্রায়শই উপেক্ষা করা হয়। তবে, তাদের উপস্থিতি পুরো দলের অভিজ্ঞতাকে প্রভাবিত করে।
পরিবর্তে: যখন আপনি নিশ্চিত করবেন, তখন অ্যালার্জি, শারীরিক ক্ষমতা, চিকিৎসা সংক্রান্ত প্রয়োজন এবং ভাষা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। দল আসার আগে আপনার কর্মীদের জানান, যাতে গেটে একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা না হয়। যদি সম্ভব হয়, তাহলে চালকদের বিশ্রাম নেওয়ার জায়গা এবং পানীয় সরবরাহ করুন।
৬ নম্বর ভুল: জন্মদিনগুলিকে ছোট স্কুল ভ্রমণগুলোর মতো করে উদযাপন করা।
একজন জন্মদিন উদযাপনকারী ব্যক্তি বাচ্চাদের, কেক এবং সময়ের ব্যাপারে চিন্তিত। একটি কঠোর এবং আনুষ্ঠানিক সুর দিনটিকে একটি কঠিন কাজ মনে করায়।
পরিবর্তে: প্রতিটি অনুষ্ঠানের জন্য একজন করে হোস্ট নির্বাচন করুন। খাদ্য সংক্রান্ত নিয়মগুলো আগে থেকেই ঠিক করুন, যার মধ্যে বাড়িতে আনা বাদাম এবং কেক অন্তর্ভুক্ত। দেরিতে পৌঁছানো অতিথিদের জন্য কিছুটা অতিরিক্ত সময় রাখুন, এবং অভিভাবকদের বসতে এবং বিশ্রাম নিতে পর্যাপ্ত সময় দিন।
ভুল ৭: সম্পর্ক শেষ করা যখন কেউ চাকরি থেকে চলে যায়।
গ্রুপগুলো পুনরায় বুকিং করে, এবং আয়োজকরা অন্যান্য স্কুল, সংস্থা এবং পরিবারের কাছে যায়, যারা তাদের কাছ থেকে সুপারিশ চায়। অনেক স্থান তাদের সাথে আর যোগাযোগ করে না।
পরিবর্তে: পরের দিন একটি সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদ জানানোর বার্তা পাঠান, যেখানে একটি প্রশ্ন থাকবে: "আজকের দিনটিকে আরও ভালো করার জন্য কী করা যেতে পারত?" বুকিং রেকর্ডে উত্তরটি নোট করুন। একই সময়ে, পরের সিজনে, আয়োজকের কাছে সেই সময়ের মতোই তারিখগুলো উল্লেখ করে একটি বার্তা লিখুন।
একটি ভালো দলগত বুকিংয়ের ক্ষেত্রে, আয়োজকের জন্য এটি সহজ মনে হয়, কারণ আপনার দলের একজন সদস্য আগে থেকেই সমস্ত বিষয় নিয়ে চিন্তা করে রেখেছেন।
যে ভুলটি সবচেয়ে পরিচিত মনে হয়, সেটি চিহ্নিত করুন এবং প্রথমে সেটি ঠিক করুন। কয়েকটি বুকিং করে দেখুন, এবং তারপর পরবর্তী ভুলটি নিয়ে কাজ করুন।