Dies ist eine typische Situation, kein konkretes Fallbeispiel. Ein Tourismusverband in einer mittelgroßen Küstenstadt hat eine ruhige Nebensaison und ein begrenztes Budget. Jedes Jahr findet ein lokales Food- und Musikwochenende statt, das von Freiwilligen organisiert wird. Die Besucher mögen es sehr, aber der Verband behandelt es als eine von vielen Veranstaltungen. So möchte der Verband die Situation ändern.

Der Ausgangspunkt: eine Veranstaltung, an der niemand direkten Anteil hat.

Das Wochenende zieht hauptsächlich Tagesbesucher aus den umliegenden Städten an. Die Hotels sind zu etwa der Hälfte ausgebucht. Die Fotos sind unscharfe Aufnahmen mit dem Smartphone. Auf der Veranstaltungsseite sind die Daten angegeben, aber keine klare Angabe des Veranstaltungsortes, kein Link zum Ticketkauf und keine Hinweise auf Unterkünfte.

Die erste Entscheidung des Vorstands ist einfach: Aufhören, nachzufragen. Wie können wir die Veranstaltung bewerben? und fragen Was wünschen wir uns, dass die Leute über unsere Stadt sagen, nachdem sie sie besucht haben? Die Antwort ist, dass es eine entspannte, einladende und lohnende Atmosphäre bietet, die einen längeren Aufenthalt rechtfertigt. Diese Aussage dient als Leitlinie für alles Weitere.

Entscheidung 1: Veranstaltung online durchführen

Der Veranstalter erstellt eine übersichtliche Seite für das Event: Name, Daten, Veranstaltungsort, Buchungsinformationen, Anfahrtsbeschreibung und weitere Informationen in der Umgebung. Er fügt das Event zu Google Maps hinzu und stellt sicher, dass die Details auf allen Kanälen identisch sind.

Entscheidung Nummer zwei: Die Unterkunft auf das Event ausrichten.

Das Gremium spricht bereits drei Monate im Voraus mit Hotels, Pensionen und einigen Restaurants. Gemeinsam einigen sie sich auf ein Vorschlag für einen zweitägigen Aufenthalt: Ankunft am Freitag, Veranstaltung am Samstag, geführter Spaziergang entlang der Küste am Sonntagvormittag. Die Reiseleiter fügen einen kurzen Spaziergang hinzu, der dort beginnt, wo das Festival endet. Reisebüros und lokale Reiseveranstalter erhalten eine einfache, einseitige Zusammenfassung, die sie in ihren eigenen Angeboten verwenden können.

Hier sind keine großen Budgets erforderlich. Es braucht einen gemeinsamen Plan und ein Datum, an dem jeder seine Teilnahme bestätigt hat.

Entscheidung Nummer drei: Lassen Sie Besucher die Aufnahmen machen.

Anstatt viele perfekt aufbereitete Inhalte zu erstellen, ermöglicht der Vorstand es Besuchern und Künstlern, sich leicht zu vernetzen. Es werden einige Fotostellen mit dem Namen der Stadt ausgeschildert, eine einfache Hashtag mit den Veranstaltern vereinbart und die Ständeinrichter gebeten, darauf hinzuweisen. Während des Wochenendes teilt ein Mitarbeiter Live-Clips auf Instagram und TikTok, wobei Veranstaltungsorte und Händler getaggt werden, die diese dann wieder teilen.

Anschließend fragt der Vorstand um Erlaubnis, bevor ein Foto von einem Besucher wiederverwendet wird, und gibt die Person, die das Foto gemacht hat, die entsprechende Anerkennung.

Entscheidung vier: Die Geschichte nach dem Sonntag fortsetzen.

Hier stoppen die meisten Unternehmen, aber dieses Unternehmen geht einen Schritt weiter. Innerhalb einer Woche sendet es eine Dankesnachricht an die Teilnehmer, veröffentlicht eine kleine Galerie und gibt die Termine für das kommende Jahr bekannt. Außerdem lädt es die Gäste ein, ihre Erfahrungen zu teilen. Eine einfache Frage an der Rezeption, Woher kommen Sie und wie lange bleiben Sie?„Die Gruppe erhält praktische Anweisungen für das nächste Mal, ohne dass eine Forschungsprojekt erforderlich ist.“

Während der ruhigeren Monate werden die besten Ausschnitte in kurzen Beiträgen veröffentlicht, die jeweils auf die Veranstaltungsseite und auf weitere Aktivitäten in der Stadt verweisen.

Was hat sich geändert?

Im Folgejahr ist das Event nicht mehr nur eine von vielen Veranstaltungen. Hotels interessieren sich und möchten Teil des Plans sein. Reiseagenten fragen frühzeitig nach den Daten. Die Freiwilligen haben bessere Fotos und eine klarere Rolle. Die Stadt ist leichter zu finden und zu buchen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Entscheiden Sie zuerst, welche Botschaft Sie vermitteln möchten. Wählen Sie, was das Event über Ihr Reiseziel aussagen soll.
  • Eine Seite, mit einheitlichen Informationen. Datum, Veranstaltungsort, Ticketinformationen und Reiseinformationen sollten überall übereinstimmen.
  • Das Angebot zusammenstellen. Verbinden Sie das Ereignis mit einem Abend, einer Mahlzeit und einer zusätzlichen Aktivität.
  • Beziehen Sie die Partner frühzeitig ein. Stellen Sie Hotels, Reiseleiter und Reisebüros mehrere Monate im Voraus eine klare Zusammenfassung zur Verfügung.
  • Ermöglichen Sie einfaches Teilen. Fotostellen, ein einfacher Hashtag und Inhalte von besuchten Personen, die entsprechend gekennzeichnet sind, können mehr bewirken als eine große Kampagne.
  • Nachverfolgung. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern, veröffentlichen Sie die Termine für das nächste Jahr und nutzen Sie die besten Momente für zukünftige Veranstaltungen.