Festivals, die nicht sehr lange dauern, haben selten das größte Budget oder die umfangreichste Programmliste. Sie haben jedoch oft eine Reihe von bewährten Praktiken, die jede Ausgabe etwas besser machen als die vorherige. Hier sind zehn Tipps, die Sie auf Ihr eigenes Event, unabhängig von seiner Größe, anwenden können.

1. Sie können das Versprechen in einem einzigen Satz formulieren.

Ein erfolgreiches Festival weiß, wofür es ist. Sätze wie "Drei Tage Volksmusik in einer fußläufig erreichbaren Altstadt" oder "Ein Familienwochenende mit Straßentheater" leiten jede Entscheidung, von der Buchung bis hin zur Beschilderung,. Schreiben Sie Ihren Satz auf. Wenn eine neue Idee nicht dazu passt, lassen Sie sie weg.

2. Sie lehnen Wachstum aus rein wirtschaftlichen Gründen ab.

Das Hinzufügen von weiteren Programmpunkten, Tagen oder Kapazitäten klingt verlockend. Erfolgreiche Veranstalter wachsen nur dann, wenn das bestehende Programm reibungslos abläuft und das Publikum mehr von ihnen möchte. Ein voll besetztes kleines Veranstaltungsort ist besser als ein halb leerer großer.

3. Sie planen den gesamten Tag des Besuchers, nicht nur das Programm.

Gehen Sie die Route als Erstbesucher von der Bahnhofs- oder Parkplatzanlage bis zur Eintrittstür und den Toiletten entlang. Notieren Sie jeden Punkt, an dem Sie verwirrt, hungrig oder in einer Schlange stehen würden. Beheben Sie diese Probleme, bevor Sie weitere Elemente hinzufügen.

4. Sie bauen früh Beziehungen zur lokalen Gemeinschaft auf.

Einwohner, Nachbarn, Händler und lokale Behörden können ein Event entweder erfolgreich machen oder zum Scheitern verurteilen. Erfolgreiche Organisationen sprechen mit ihnen bereits Monate im Voraus, erklären die Pläne bezüglich Lärm, Verkehr und Aufräumarbeiten und geben den Nachbarn eine konkrete Ansprechperson für das Wochenende.

5. Sie behandeln Freiwillige und das Personal als Teil des Publikums.

Motivierte Teams schaffen eine gute Arbeitsatmosphäre. Geben Freiwilligen klare Arbeitszeiten, angemessene Pausen, eine ordentliche Verpflegung und eine Einführung, die den gesamten Arbeitsbereich erklärt, nicht nur ihren spezifischen Aufgabenbereich. Wer sich wertgeschätzt fühlt, kommt gerne wieder und bringt Freunde mit.

6. Sie haben einen Plan für schlechtes Wetter, Verspätungen und fehlende Teilnehmer.

Notieren Sie, was passieren soll, wenn es regnet, wenn ein Hauptattraktor absagt, wenn es Stromausfall gibt oder wenn ein Tor überfüllt ist. Legen Sie im Voraus fest, wer die Entscheidungen trifft und wie Sie die Öffentlichkeit informieren. Üben Sie dies einmal mit dem Team.

7. Sie kommunizieren klar und regelmäßig miteinander.

Besucher wünschen sich praktische Informationen: Öffnungszeiten, Anreise, was man mitbringen sollte, welche Regeln gelten, Barrierefreiheit. Bündeln Sie diese Informationen an einem Ort, halten Sie sie aktuell und wiederholen Sie sie in den sozialen Medien. Beantworten Sie Fragen schnell, auch schwierige Fragen.

8. Sie diversifizieren die Einnahmequellen, ohne die Qualität des Angebots zu beeinträchtigen.

Die Abhängigkeit von einer einzigen Quelle, wie z. B. Tickets oder einem einzigen Hauptsponsor, ist riskant. Resiliente Festivals kombinieren Ticketverkäufe, Verpflegung und Getränke, lokale Partner, Fördermittel und kleinere Unterstützer. Wählen Sie Partner, deren Werte mit Ihren übereinstimmen, und achten Sie darauf, dass die Präsenz von Sponsoren hilfreich und nicht aufdringlich ist.

9. Sie sammeln Feedback, während es noch aktuell ist.

Stellen Sie einige einfache Fragen vor Ort und in einer Nachricht am nächsten Tag. Halten Sie es kurz: Was hat Ihnen gefallen, was hat Sie gestört, würden Sie wiederkommen? Sprechen Sie auch mit dem Personal und den Händlern, da sie Probleme erkennen, die die Besucher nicht erwähnen.

10. Sie führen eine ehrliche Nachbesprechung durch.

Innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss, versammeln Sie das Kernteam und analysieren Sie, was gut funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was Sie überrascht hat. Dokumentieren Sie diese Erkenntnisse in einem kurzen Bericht mit Verantwortlichen und Fristen für jede Änderung. Viele Festivals überspringen diesen Schritt und wiederholen die gleichen Fehler.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

  • Die Bandnamen werden bekannt gegeben, bevor die logistischen Details finalisiert sind.
  • Die Barrierefreiheit und die Toiletten werden erst in den letzten Wochen fertiggestellt.
  • Sich ausschließlich auf eine Person verlassen, die alle Informationen besitzt.
  • Das Ignorieren kleiner Beschwerden, die auf ein größeres Problem hindeuten.
  • Jedes Jahr wird alles komplett neu gestaltet, sodass Stammbesucher das Event nicht mehr wiedererkennen.

Eine einfache Möglichkeit, anzufangen

Wählen Sie für Ihre nächste Ausgabe zwei dieser Gewohnheiten aus. Formulieren Sie das Versprechen in einem Satz und planen Sie die Nachbesprechung jetzt, bevor Ihr Kalender voll ist. Kleine, konsequente Verbesserungen, die jedes Jahr wiederholt werden, sind es, die ein Festival am Leben erhalten.