Das Wetter ist das einzige Risiko, das alle Unternehmen im Freien gemeinsam haben, und es kommt selten unerwartet. Das Problem ist nicht das Regen selbst, sondern die daraus resultierende Verwirrung: unklare Entscheidungen, verärgerte Gäste und Mitarbeiter, die improvisieren müssen. Die meisten Vorbereitungen können jedoch bereits vor dem ersten schlechten Tag der Saison getroffen werden.

1. Legen Sie Ihre Auslöser im Voraus fest.

Notieren Sie, welche Wetterbedingungen oder -änderungen eine Aktivität verhindern oder beeinflussen, und wer die Entscheidung trifft. Vage Regeln wie "wenn es schlecht aussieht" führen zu Streitigkeiten am Ticketverkauf.

  • Definieren Sie klare Grenzwerte für jede Aktivität: Windgeschwindigkeit für Fahrten, Bootsfahrten und Klettern; Entfernung zu Gewitter; Hitzegrad für anstrengende Aktivitäten; Eis oder stehendes Wasser auf den Wegen.
  • Nennen Sie für jede Schicht einen Entscheidungsträger und einen Stellvertreter.
  • Legen Sie feste Zeitpunkte für die Überprüfung fest, beispielsweise 90 Minuten und 30 Minuten vor Beginn der ersten Sitzung, damit die Entscheidung nicht immer in letzter Minute getroffen werden muss.
  • Nutzen Sie eine oder zwei Wettervorhersagequellen, mit denen Ihr Team einverstanden ist, anstatt dass jeder eine andere App verwendet.

2. Erstellen Sie eine Wetterrichtlinie, die für die Gäste verständlich ist.

Halten Sie es kurz und platzieren Sie es dort, wo die Leute buchen: im Bestätigungs-E-Mail und auf dem Ticket. Erklären Sie drei Situationen: Wenn Sie die Buchung stornieren, wenn Sie die Aufenthaltsdauer verkürzen, oder wenn der Gast aufgrund leichtem Regen nicht kommt.

  • Nennen Sie, was Sie anbieten, wenn Sie eine Buchung stornieren: eine Neubuchung, eine Gutschrift oder eine Rückerstattung. Wählen Sie eine Hauptoption und bleiben Sie dabei konsistent.
  • Erklären Sie, was als "Betrieb" gilt. Wenn eine Sitzung bei leichtem Regen stattfindet, geben Sie dies an.
  • Legen Sie einen angemessenen Zeitrahmen für die Entscheidungen der Gäste fest, der für beide Seiten fair ist.

Ein häufiger Fehler ist, im praktischen Umgang großzügig zu sein, aber in den schriftlichen Vereinbarungen streng. Gäste erinnern sich an die Formulierung, wenn sie verärgert sind, daher sollten Sie sicherstellen, dass die schriftliche Version tatsächlich eingehalten wird.

3. Erstellen Sie eine Version Ihres Angebots, die sowohl für regnerische als auch für heiße Tage geeignet ist.

Fragen Sie für jedes Produkt: Was ist sein Pendant für schlechtes Wetter?

  • Regen: alternative Lösungen, kürzere Sitzungen im Innenbereich, Ponchos zu erschwinglichen Preisen, ein trockener Bereich zum Warten und Essen.
  • Hitze: Schattenplätze, kostenlose Wasserstellen, flexible Zeitfenster, ruhigere Aktivitäten während der Mittagszeit.
  • Kalt und windig: warme Getränke, ein beheizter Unterschlupf, eine kürzere Route mit einem klaren Wendepunkt.

Schulen das Personal, die alternative Lösung als einen Plan, nicht als eine Entschuldigung, vorzustellen. "Heute nutzen wir die überdachte Route, und das Café hat einen Tisch für Ihre Gruppe reserviert" ist deutlich besser als "Es tut mir leid, es regnet".

4. Frühzeitig kommunizieren, und dabei stets dieselben Worte verwenden.

Gäste verzeihen schlechtes Wetter. Sie verzeihen jedoch Stille. Vereinbaren Sie ein kurzes Nachrichten-Template und veröffentlichen Sie es jeweils auf denselben Kanälen: Ihrem Website-Banner, der Google Maps-Eintrag, Ihren Instagram-Stories und einer Text- oder E-Mail-Nachricht an gebuchte Gäste.

  1. Geben Sie den Status an: offen, teilweise offen oder geschlossen.
  2. Nennen Sie die Änderungen.
  3. Geben Sie an, was der Gast tun soll, und bis wann.
  4. Aktualisieren Sie es erneut, sobald sich etwas ändert, auch wenn es nur dazu dient, zu sagen: "Keine Änderung".

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht beim Telefonanruf und Ihre angegebenen Öffnungszeiten online übereinstimmen. Nichts führt zu mehr Beschwerden als eine Anzeige, die besagt, dass Sie geöffnet sind, während die Tore tatsächlich geschlossen sind.

5. Vorbereitung des Standorts und des Teams

  • Nach dem letzten Sturm die Anlage besichtigen und eine Liste erstellen, welche Elemente beschädigt sind: Entwässerung, rutschige Oberflächen, undichte Dächer, lose Schilder.
  • Bereiten Sie eine Ausrüstung für schlechtes Wetter vor: Handtücher, Ersatz-trockenes Kleidung für das Personal, Warnschilder, Klebeband, Taschenlampen.
  • Kurzfristige Saisonmitarbeiter sollten über die Richtlinien und Auslöser informiert werden. Sie sind diejenigen, an die sich die Gäste wenden werden.
  • Flexible Personalplanung: Schichtpläne, die flexibel sind, oder Mitarbeiter mit verschiedenen Qualifikationen, die bei Bedarf in andere Bereiche eingesetzt werden können.

6. Die finanziellen Aspekte klären

Man kann den Himmel nicht kontrollieren, aber man kann dessen Einfluss auf den Einkommen reduzieren.

  • Bieten Sie flexible Tickets oder Optionen mit flexiblen Terminen an, die dazu beitragen, dass Gäste weniger wahrscheinlich eine Stornierung vornehmen.
  • Verkaufe Gutscheine und Zusatzleistungen, die nicht an einen bestimmten Tag gebunden sind.
  • Ermutigen Sie Gruppen, frühzeitig zu buchen, und legen Sie eine klare Regel für die Umbuchung fest, damit ein einzelner regnerischer Tag den gesamten Tag nicht ruiniert.
  • Erstellen Sie eine kurze Liste lokaler Partner, wie z. B. ein nahegelegenes Indoor-Veranstaltungsort, für Gäste, die eine alternative Option benötigen.

7. Nach jedem Tag, an dem es zu Störungen kam, eine Überprüfung durchführen

Nehmen Sie am nächsten Morgen zehn Minuten Zeit, um festzuhalten, was entschieden wurde, wann und wie die Gäste darauf reagiert haben. Im Laufe einer Saison entwickelt sich dies zu Ihrem eigenen Leitfaden, der viel nützlicher ist als jede allgemeine Vorlage.

Das Ziel ist einfach: Die Gäste sollen immer wissen, was passiert, was Sie dagegen unternehmen werden, und dass der Tag trotzdem noch gut werden kann.