Esta es una situación típica, no un caso real. Una oficina de turismo en un pequeño pueblo costero tiene una temporada intermedia tranquila y un presupuesto modesto. Cada año se celebra un fin de semana de gastronomía y música, organizado por voluntarios. Los visitantes lo disfrutan mucho, pero la oficina lo considera como una de muchas actividades. Así es como la oficina está cambiando eso.

El punto de partida: un evento al que nadie pertenece

El fin de semana atrae principalmente a visitantes que llegan durante el día desde pueblos cercanos. Los hoteles están a la mitad de su capacidad. Las fotos son tomas con el teléfono móvil, de poca calidad. La página del evento indica las fechas, pero no especifica el lugar, no incluye un enlace para comprar entradas ni ninguna sugerencia sobre dónde alojarse.

La primera decisión del consejo es sencilla: dejar de preguntar. ¿Cómo promovemos el evento? y preguntar ¿Qué queremos que la gente diga sobre la ciudad después? La respuesta es que es un lugar tranquilo, acogedor y que merece una estancia más larga. Esa frase guía todo lo demás.

Primera decisión: establecer una plataforma en línea para el evento.

La organización crea una página web clara y concisa para el evento: nombre, fechas, lugar, información sobre cómo reservar, cómo llegar y qué más hay disponible en los alrededores. Además, añade el evento a Google Maps y mantiene la misma información en todos los canales de comunicación.

Decisión número dos: diseñar la estancia en torno al evento.

La junta se reúne con hoteles, casas de huéspedes y algunos restaurantes tres meses antes del evento. Juntos, acuerdan una propuesta de dos noches: llegar el viernes, el evento el sábado, y una caminata guiada por la costa el domingo por la mañana. Los guías turísticos añaden una caminata corta que comienza donde termina el festival. Las agencias de viajes y los operadores turísticos locales reciben un resumen sencillo en una sola página que pueden utilizar en sus propias ofertas.

Aquí no se requiere un presupuesto elevado. Se necesita un plan conjunto y una fecha límite en la que todos hayan confirmado su participación.

Tercera decisión: permitir que los visitantes realicen las grabaciones.

En lugar de encargarse de la creación de mucho contenido de alta calidad, la junta facilita que los visitantes y los artistas compartan su experiencia. Instala algunos lugares con fotografías donde se pueda ver el nombre de la ciudad, acuerda un hashtag sencillo con los organizadores y les pide a los vendedores que lo mencionen. Durante el fin de semana, un miembro del personal comparte clips en vivo en Instagram y TikTok, etiquetando los lugares y los vendedores, quienes a su vez los comparten.

Posteriormente, la junta directiva solicita permiso antes de utilizar cualquier fotografía de un visitante, y da crédito a la persona que la tomó.

Decisión número cuatro: continuar la historia después del domingo.

Aquí es donde la mayoría de las empresas se detienen, y aquí es donde esta destaca. En una semana, envía un mensaje de agradecimiento a los participantes, publica una pequeña galería de fotos y anuncia las fechas para el próximo año. Además, invita a los usuarios a dejar una reseña sobre su estancia. Una simple pregunta en el punto de información, ¿De dónde eres y cuánto tiempo vas a estar?, proporciona al equipo notas prácticas para la próxima ocasión, sin necesidad de un proyecto de investigación.

Durante los meses más tranquilos, los mejores momentos se comparten en publicaciones cortas, cada una de las cuales enlaza de nuevo a la página del evento y a otras actividades disponibles en la ciudad.

¿Qué ha cambiado?

El año siguiente, el evento ya no es simplemente una de muchas opciones. Los hoteles solicitan participar en el plan. Los agentes solicitan las fechas con antelación. Los voluntarios tienen mejores fotografías y un papel más definido. La ciudad es más fácil de encontrar y de reservar.

Lecciones a tener en cuenta

  • Primero, defina el mensaje que desea transmitir. Seleccione qué mensaje quiere transmitir sobre su destino.
  • Una sola página, con información consistente. Las fechas, el lugar, los boletos y la información de viaje deben ser consistentes en todos los lugares.
  • Organizar el alojamiento. Combine el evento con una noche, una comida y una actividad adicional.
  • Involucrar a los socios desde el principio. Proporcione a los hoteles, guías y agentes un resumen claro con varios meses de antelación.
  • Facilita el intercambio. Los lugares de fotografía, un hashtag sencillo y el contenido de visitantes acreditados, pueden ser más efectivos que una gran campaña.
  • Seguimiento. Agradecer a los asistentes, publicar las fechas del próximo año y reutilizar los mejores momentos.