Festivaler som varer lenge, har sjelden det største budsjettet eller den lengste programlisten. De har ofte en rekke felles vaner som gjør at hver utgave blir litt bedre enn den forrige. Her er ti tips du kan bruke på din egen begivenhet, uavhengig av størrelse.

1. De kan formulere løftet i én setning

En vellykket festival vet hva den skal være. "Tre dager med folkmusikk i en gåavstand i en gammel by" eller "en familiehelg med gatekunst" er veiledende for alle beslutninger, fra bestilling til skilting. Skriv ned setningen din. Hvis en ny idé ikke passer, bør den utelates.

2. De sier nei til vekst utelukkende for vekstens skyld.

Å legge til flere dager, forestillinger eller kapasitet kan være fristende. Sterke organisatorer vokser kun når det eksisterende programmet fungerer godt, og publikum ønsker mer. Et fullt lite lokale føles bedre enn et halvtomt stort lokale.

3. De planlegger hele besøkets dag, ikke bare programmet.

Gå ruten som en første gangs gjest, fra togstasjonen eller parkeringsplassen til inngangen til toalettene. Legg merke til hvert punkt hvor du ville føle deg forvirret, sulten eller stå i kø. Løs disse problemene før du legger til en ny aktivitet.

4. De etablerer relasjoner med lokalsamfunnet tidlig

Beboere, naboer, butikkeiere og lokale myndigheter kan enten bidra til suksessen eller hindre den. Suksessfulle organisasjoner snakker med dem flere måneder i forveien, forklarer planer for støy, trafikk og rydding, og gir naboene en kontaktperson for helgen.

5. De behandler frivillige og mannskap som en del av publikum.

Glad og motivert personale skaper et godt arbeidsmiljø. Gi frivillige klare arbeidsoppgaver, passende pauser, et godt måltid og en gjennomgang som forklarer hele området, ikke bare deres spesifikke oppgave. De som føler seg verdsatt, kommer tilbake og tar med seg venner.

6. De har en plan for dårlig vær, forsinkelser og manglende oppmøte.

Skriv ned hva som skjer hvis det regner, hvis hovedartistene trekker seg, hvis strømmen går, eller hvis en inngang blir overfylt. Bestem på forhånd hvem som tar beslutningen, og hvordan dere skal informere publikum. Øv på dette en gang sammen med teamet.

7. De kommuniserer tydelig og regelmessig.

Besøkere ønsker praktisk informasjon: åpningstider, transport, hva de bør ta med, hva som er tillatt, og tilgjengelighet. Samle all denne informasjonen på ett sted, sørg for at den er oppdatert, og del den på sosiale medier. Svar på spørsmål raskt, inkludert vanskelige spørsmål.

8. De diversifiser inntektene uten å begrense opplevelsen.

Å stole på én enkelt kilde, for eksempel billetter eller én stor sponsor, kan være risikabelt. Festivaler som er godt forberedt, kombinerer billettsalg, mat og drikke, lokale samarbeidspartnere, støtte og mindre bidragsytere. Velg partnere som deler dine verdier, og sørg for at sponsorers tilstedeværelse er nyttig, ikke påtrengende.

9. De samler inn tilbakemeldinger mens de er aktuelle.

Still noen enkle spørsmål på nettsiden og i en melding neste dag. Hold det kort: hva likte du, hva var frustrerende, ville du komme tilbake. Snakk også med ansatte og selgere, fordi de ser problemer som publikum ikke nevner.

10. De gjennomfører en ærlig evaluering.

Innen to uker etter at arrangementet er avsluttet, samle det sentrale teamet og gjennomgå hva som fungerte, hva som ikke fungerte, og hva som overrasket dere. Dokumenter dette i et kort dokument med ansvarlige personer og frister for hver endring. Mange festivaler hopper over dette steget og gjentar de samme feilene.

Vanlige feil å unngå

  • Å kunngjøre programmet før logistikken er på plass.
  • Å utsette tilgjengelighet og toaletter til de siste ukene.
  • Å stole på én person som har all kunnskapen.
  • Å ignorere små klager som peker på et større problem.
  • Å endre alt hvert år, slik at faste besøkende ikke lenger kjenner igjen arrangementet.

En enkel måte å komme i gang på

Velg to av disse vanene for neste utgave. Skriv en enkeltsetning som beskriver forventningen, og planlegg gjennomgangen nå, før arrangementet fyller kalenderen din. Små, jevnlige forbedringer, som gjentas hvert år, er det som gjør at en festival varer.