Reservas em grupo parecem simples: uma ligação telefônica, muitos ingressos. Na prática, são três negócios diferentes. Um professor, um gerente de escritório e um pai que está planejando uma festa de aniversário têm necessidades, fazem perguntas e se preocupam com diferentes riscos.
A maioria dos erros ocorre porque um local trata todos os grupos da mesma forma, ou porque a reserva é feita de forma apressada, entre outras tarefas. As soluções abaixo são simples, e a maioria não custa nada além de um pouco de preparação.
Erro 1: Uma oferta para cada tipo de grupo
Uma taxa única e um único termo de condições deixam cada comprador responsável por determinar o que se aplica a ele. Muitos simplesmente procuram outras opções.
Em vez disso: Elabore três propostas curtas. Para escolas, destaque os benefícios relacionados à aprendizagem, as taxas de supervisão e as vagas gratuitas para adultos. Para empresas, foque nos horários, opções de alimentação e um espaço privativo. Para aniversários, enfatize o que está incluído, a duração e o número de crianças que podem participar.
Erro 2: Fazer com que o comprador procure informações por conta própria.
Os organizadores do grupo comparam vários locais em uma única tarde. O que responder primeiro com informações claras geralmente vence.
Em vez disso: Defina um prazo de resposta que você possa usar, como o próximo dia útil, e inclua isso no seu formulário de solicitação. Prepare uma resposta padrão com datas, um cronograma sugerido e o próximo passo. Em seguida, ajuste-a manualmente para que não pareça uma carta genérica.
Erro 3: Detalhes imprecisos sobre o dia.
"Chegue por volta das dez" significa que um ônibus estará esperando na entrada, enquanto sua equipe procura a confirmação da reserva.
Em vez disso: enviar uma confirmação de uma página com o horário de chegada, informações sobre onde os ônibus ou carros devem estacionar, a entrada a ser utilizada, um contato específico e um número de celular para o dia. Incluir informações sobre banheiros, espaços para almoço e um plano para condições climáticas adversas. Os professores, em particular, enviarão esta informação para colegas e pais.
Erro 3b: Os números finais são deixados para a última hora.
Os grupos diminuem e aumentam. Se você só obtiver o número real de participantes na chegada, isso afetará negativamente a organização do pessoal, a disponibilidade de comida e as opções de atividades.
Em vez disso: Solicite os números preliminares no momento da reserva e os números definitivos com antecedência, por exemplo, uma semana. Explique claramente o que acontece se o número de participantes diminuir. Uma regra flexível, que você explique de forma amigável, é melhor do que uma regra rígida que você aplica de forma discreta.
Erro 4: Lidar com o depósito e o pagamento de forma inadequada.
As escolas geralmente precisam de uma fatura e de um pedido de compra. As empresas precisam de uma fatura adequada com um número de referência. Os pais preferem um pagamento simples por cartão. Exigir um único método para todos causa atrasos.
Em vez disso: ofereça o método que cada tipo de grupo espera, e anote a data de vencimento do pagamento. Mantenha os termos de cancelamento concisos e fáceis de ler, com uma previsão razoável para casos de doença ou mau tempo.
Erro 5: Esquecer as pessoas que não estão pagando
É fácil negligenciar adultos, motoristas e convidados com necessidades dietéticas ou de acesso, mas eles têm um impacto significativo na forma como o grupo percebe o dia.
Em vez disso: Ao confirmar a reserva, pergunte sobre alergias, mobilidade, necessidades médicas e idioma. Informe a equipe de atendimento antes da chegada do grupo, para que ninguém faça as mesmas perguntas na entrada. Se possível, ofereça um local para os motoristas descansarem e uma bebida.
Erro 6: Organizar festas de aniversário como pequenas viagens escolares
O anfitrião do aniversário está nervoso em relação às crianças, ao bolo e ao cronograma. Um tom rígido e institucional faz com que o dia pareça uma tarefa árdua.
Em vez disso: Indique um anfitrião para cada festa. Defina as regras sobre a comida com antecedência, incluindo a permissão para levar alimentos de casa, como nozes e bolo. Inclua um tempo extra para atrasos, e ofereça aos pais um momento de descanso para se sentarem.
Erro 7: Terminar o relacionamento na saída
As empresas reconfirmam os agendamentos, e os organizadores passam a procurar outras escolas, empresas e famílias que solicitem recomendações. Muitos locais nunca mais entram em contato com eles.
Em vez disso: Envie um breve agradecimento no dia seguinte, com uma pergunta: "O que poderia ter tornado o dia ainda melhor?". Anote a resposta no registro da reserva. Na mesma época da próxima temporada, escreva ao organizador, indicando as datas que seriam adequadas, com base no que foi feito na última vez.
Um grupo com reserva prévia facilita muito a organização, pois alguém da sua equipe já cuidou de todos os detalhes e preocupações.
Identifique o erro que parece mais familiar e corrija-o primeiro. Teste com algumas reservas, observe as mudanças, e então avance para o próximo.