Festivaler som varar sällan har den största budgeten eller den längsta programmet. De har ofta en gemensam uppsättning av vanor som gör varje upplaga lite bättre än den föregående. Här är tio tips som du kan tillämpa på din egen evenemang, oavsett storlek.

1. De kan formulera löftet i en enda mening.

En framgångsrik festival vet vad den är till för. "Tre dagar med folkmusik i en gångbar, gammal stad" eller "en familjesöndag med gatuteater" styr alla beslut, från bokning till skyltning. Skriv ner din mening. Om en ny idé inte passar in, lämna den.

2. De säger nej till tillväxt enbart för tillväxtens skull.

Att lägga till fler dagar, evenemang eller kapacitet kan vara lockande. Men framgångsrika organisationer växer bara när det befintliga programmet fungerar smidigt och publiken efterfrågar mer. Ett fullt, litet lokalt evenemang känns bättre än ett halvfyllt, stort evenemang.

3. De planerar hela besökarens dag, inte bara programmet.

Gå igenom rutten som en ny besökare, från tågstationen eller parkeringen till toaletterna. Notera varje punkt där du skulle bli förvirrad, hungrig eller fast i en kö. Åtgärda dessa problem innan du lägger till ytterligare en aktivitet.

4. De bygger relationer med den lokala befolkningen tidigt

Boende, grannar, butiksägare och lokala myndigheter kan antingen bidra till eller sabotera ett evenemang. Framgångsrika organisationer pratar med dem långt i förväg, förklarar planer för ljud, trafik och städning, och ger grannarna en kontaktperson för helgen.

5. De behandlar volontärer och besättning som en del av publiken.

Glad personal skapar en bra atmosfär. Ge volontärerna tydliga arbetsuppgifter, tillräckliga pauser, en anständig måltid och en genomgång som förklarar hela området, inte bara deras specifika uppgift. De som känner sig värderade återkommer och tar med sig vänner.

6. De har en plan för dåligt väder, förseningar och avbokningar.

Skriv ner vad som händer om det regnar, om en huvudattraktion avbokar, om strömmen går eller om en entré blir överbelastad. Bestäm i förväg vem som fattar besluten och hur ni informerar publiken. Genomför en övning tillsammans med teamet.

7. De kommunicerar tydligt och regelbundet

Besökare vill ha praktisk information: öppettider, transport, vad man ska ta med, vad som är tillåtet, tillgänglighet. Samla all information på ett ställe, se till att den är aktuell, och återkom till den via sociala medier. Svara snabbt på frågor, inklusive de svåra.

8. De diversifierar inkomsterna utan att kompromissa med upplevelsen.

Att förlita sig enbart på en enda källa, som till exempel biljetter eller en stor sponsor, är riskabelt. Lyckade festivaler kombinerar biljettförsäljning, mat och dryck, lokala partners, bidrag och mindre stöd. Välj partners vars värderingar stämmer överens med dina egna, och se till att sponsorernas närvaro är hjälpsam snarare än påträngande.

9. De samlar in feedback när den är aktuell.

Ställ några enkla frågor på plats och i ett meddelande dagen efter. Håll det kortfattat: vad gillade du, vad störde dig, skulle du komma tillbaka. Prata även med personal och säljare, eftersom de ser problem som publiken inte nämner.

10. De genomför en ärlig utvärdering.

Inom två veckor efter avslut, samla ihop kärnteamet och gå igenom vad som fungerade, vad som inte fungerade och vad som överraskade er. Dokumentera detta i ett kort dokument med tydliga ansvar och deadlines för varje förändring. Många festivaler hoppar över detta steg och upprepar samma misstag.

Vanliga misstag att undvika

  • Att offentliggöra programmet innan logistiken är säkerställd.
  • Att skjuta upp tillgänglighetslösningar och toaletter till de sista veckorna.
  • Att förlita sig på en enda person som innehar all kunskap.
  • Att ignorera små klagomål som pekar på ett större problem.
  • Att ändra allt varje år, så att återkommande besökare inte längre känner igen evenemanget.

Ett enkelt sätt att komma igång

Välj två av dessa vanor för nästa upplaga. Skriv ett kort löfte och schemalägg återkopplingen nu, innan evenemanget fyller ditt schema. Små, konsekventa förbättringar, som upprepas varje år, är det som gör att en festival består.